Equivalencias
El módulo de Equivalencias de proveedor permite relacionar los productos identificados por cada proveedor con los productos internos utilizados por la empresa.
Esto permite que un mismo producto pueda comprarse a diferentes proveedores aunque cada uno utilice claves, descripciones o unidades distintas.
Origen de las equivalencias
Las equivalencias pueden originarse de dos formas:
- Automática, cuando el sistema detecta productos dentro de CFDI de adquisición de mercancías recibidos desde CFDI Store.
- Manual, cuando el usuario registra la equivalencia directamente desde este módulo o desde CFDI Store.
No todos los CFDI generan equivalencias automáticamente. El proceso únicamente aplica para CFDI relacionados con adquisición de mercancías.
Consulta y búsqueda
Al ingresar al módulo se muestra el listado general de equivalencias.
En el listado es posible visualizar información como:
- Origen de la equivalencia.
- Identificación utilizada por el proveedor.
- Producto interno asociado.
- RFC del proveedor.
- Clave SAT.
- Unidad del XML.
- Factor de empaque.
- Estado de completitud.
También es posible:
- Recargar el listado para actualizar la información.
- Crear nuevas equivalencias manuales.
Equivalencias automáticas
Cuando el sistema detecta un producto nuevo dentro de un CFDI de adquisición de mercancías, intentará crear automáticamente una equivalencia utilizando la información disponible en el XML.
Dependiendo de la información recibida, la equivalencia puede quedar:
- Completa.
- Parcial.
- Pendiente de asociación.
Pendiente de asociación
Una equivalencia queda pendiente de asociación cuando el sistema aún no sabe a qué producto interno corresponde.
En este caso existen dos opciones:
- Asociar la equivalencia a un producto existente.
- Crear un nuevo producto interno.
Esto permite evitar duplicar productos cuando diferentes proveedores utilizan claves o descripciones distintas para el mismo artículo.
Asociar a un producto existente
Si el producto ya existe dentro del catálogo interno, únicamente debe seleccionarse el producto correspondiente.
De esta forma varios proveedores podrán abastecer el mismo producto utilizando sus propias claves comerciales.
Estado de completitud
La columna Completitud indica el nivel de información disponible para la equivalencia.
- Completo: la equivalencia cuenta con la información necesaria para operar correctamente.
- Parcial: aún existe información pendiente de capturar o validar.
Uno de los datos más importantes para completar una equivalencia es la relación entre la unidad utilizada en el XML y la unidad interna utilizada por Horfal-EOS.
Factor de empaque
El factor de empaque indica cuántas unidades internas contiene el producto adquirido al proveedor.
Por ejemplo:
- El proveedor vende un bote con 100 conectores.
- Para Horfal-EOS el producto se maneja por pieza.
- El factor de empaque será 100.
Esto permite convertir automáticamente costos y cantidades entre la presentación del proveedor y la unidad operativa interna.
Información histórica
Las equivalencias permiten almacenar información histórica del proveedor, como por ejemplo:
- Último costo.
- Fecha de última compra.
- Cantidad adquirida.
- Tiempo de entrega.
- Vigencias comerciales.
- Observaciones.
Esta información sirve como apoyo para futuras decisiones de compra.
Relación con Productos
Una vez creada la asociación, el producto podrá visualizar las equivalencias CFDI relacionadas desde su propia ficha.
Esto permite consultar rápidamente:
- Proveedores relacionados.
- Claves utilizadas por cada proveedor.
- Unidades utilizadas en el XML.
- Factores de empaque asociados.
Crear equivalencia desde CFDI Store
En casos excepcionales, es posible generar manualmente una equivalencia desde un CFDI ya existente.
Para hacerlo:
- Ingresa a CFDI Store.
- Localiza el CFDI correspondiente.
- Da clic sobre el indicador verde de XML.
- Selecciona Equiv. CFDI.
Esta opción existe principalmente como mecanismo de apoyo para CFDI históricos o situaciones particulares, ya que normalmente las equivalencias se generan automáticamente cuando el sistema procesa CFDI de adquisición de mercancías.
La equivalencia continuará identificándose como de origen Automática, debido a que la información proviene directamente del XML del CFDI.
Así queda claro que existe la herramienta, pero también que en la operación diaria prácticamente no debería ser necesaria.
Consideraciones
- Un mismo producto puede tener múltiples equivalencias de proveedor.
- Diferentes proveedores pueden utilizar claves distintas para el mismo producto.
- Las equivalencias automáticas únicamente se generan para CFDI de adquisición de mercancías.
- Las equivalencias ayudan a evitar la duplicidad de productos dentro del catálogo interno.
- La información puede completarse o ajustarse posteriormente conforme avance la operación.