RFQs
El módulo RFQs (Request for Quotation) administra las solicitudes de cotización generadas a partir de requisiciones previamente autorizadas. Cada RFQ representa una invitación formal dirigida a uno o varios proveedores para solicitar propuestas comerciales sobre los productos requeridos por la empresa.
Su objetivo es centralizar el proceso de cotización, permitiendo comparar posteriormente precios, descuentos, tiempos de entrega y demás condiciones ofrecidas por cada proveedor antes de realizar una adjudicación.
Una RFQ conserva un historial completo de su origen, proveedor, estado, condición comercial, importes y demás información relevante, facilitando el seguimiento integral del proceso de compras.
Listado de RFQs
Al ingresar al módulo se muestra el listado de todas las solicitudes de cotización registradas para la empresa activa.
Desde esta pantalla es posible consultar el avance de cada RFQ, identificar su proveedor, conocer el estado del proceso, revisar sus importes y acceder rápidamente a la información detallada de cada documento.
En la parte superior del listado se muestra el número de RFQs visibles considerando los filtros actualmente aplicados.
Exportación de información
El sistema permite exportar la información visible del listado para facilitar consultas externas, análisis comerciales y generación de reportes.
Exportar a Excel
Genera un archivo en formato Microsoft Excel con la información actualmente mostrada en pantalla.
Esta opción resulta útil para realizar análisis adicionales, elaborar comparativos o compartir la información con otras áreas de la organización.
Exportar a PDF
Genera un reporte en formato PDF con las solicitudes de cotización visibles en el listado.
Puede utilizarse para impresión, archivo documental o distribución de información.
Limpiar filtros
Elimina todos los filtros aplicados y restablece el listado completo de RFQs disponibles.
Recargar
Actualiza la información consultando nuevamente los registros almacenados en el sistema.
Esta opción es recomendable cuando varios usuarios trabajan simultáneamente sobre las mismas solicitudes de cotización.
Información del listado
Cada fila representa una solicitud de cotización independiente.
La información presentada permite identificar rápidamente el documento, su proveedor, su estado operativo y los principales datos comerciales asociados.
Folio RFQ
Es el identificador único de la solicitud de cotización.
El folio permite localizar rápidamente una RFQ dentro del sistema y sirve como referencia durante todo el proceso de compras.
Generalmente incorpora información del nodo operativo, el tipo documental y un consecutivo automático.
Ejemplo:
Al seleccionar el folio es posible acceder al detalle completo de la solicitud.
Estado
Indica la situación actual de la RFQ dentro del proceso de cotización.
Entre los estados más comunes se encuentran:
Generada
La solicitud fue creada correctamente y se encuentra lista para iniciar el proceso de cotización.
Todavía no existe una propuesta comercial registrada por parte del proveedor.
Cotizada
El proveedor ya respondió la solicitud y la información comercial quedó registrada.
Una RFQ en este estado puede utilizarse posteriormente durante los procesos de comparación y adjudicación.
PR origen
Muestra la requisición de compra que dio origen a la solicitud de cotización.
Esta relación permite mantener la trazabilidad completa desde la necesidad inicial de compra hasta la cotización recibida por el proveedor.
Cuando una requisición genera varias RFQs, todas ellas conservan la referencia al mismo documento origen.
Proveedor
Identifica al proveedor al cual fue enviada la solicitud de cotización.
Generalmente se muestran dos datos principales:
Esto facilita distinguir proveedores con nombres similares y verificar rápidamente la empresa responsable de cada propuesta comercial.
Condición
Indica la condición comercial asociada a la RFQ.
La condición comercial define aspectos como:
Ejemplo:
Esta información sirve como referencia para evaluar posteriormente las propuestas comerciales recibidas.
Entrega
Indica el nodo operativo o centro de entrega asociado a la solicitud de cotización.
Este dato identifica el lugar donde deberán recibirse los productos o prestarse los servicios solicitados, facilitando la coordinación logística y permitiendo al proveedor conocer el destino de la entrega.
Ejemplo:
Total
Muestra el importe total registrado para la RFQ.
Este importe corresponde al valor económico de la cotización considerando los productos incluidos, cantidades, descuentos e impuestos aplicables.
El total facilita la comparación inicial entre diferentes propuestas comerciales y permite identificar rápidamente el monto de cada solicitud.
Cuando la información aún no permite calcular un importe definitivo, el sistema podrá mostrar el valor sin definir.
Moneda
Indica la moneda utilizada para registrar la cotización.
Cada RFQ conserva la moneda en la que el proveedor presentó su propuesta comercial, permitiendo administrar cotizaciones nacionales e internacionales.
Ejemplos:
La moneda permanece asociada al documento durante todo el proceso de comparación y adjudicación.
Fecha de generación
Corresponde a la fecha y hora en que el sistema creó la solicitud de cotización.
Esta información permite:
La fecha incorpora tanto el día como la hora de creación del documento.
Acciones
Las acciones disponibles permiten consultar o modificar una solicitud de cotización dependiendo del estado del documento y de los permisos asignados al usuario.
Consultar
Abre la RFQ en modo de consulta.
Desde esta vista es posible revisar toda la información registrada, incluyendo:
La consulta no permite modificar la información.
Editar
Abre la RFQ en modo de edición.
Desde esta opción pueden actualizarse los datos permitidos conforme al estado de la solicitud y a los permisos del usuario.
Las modificaciones realizadas quedan registradas en la bitácora de auditoría del sistema, garantizando la trazabilidad completa de todas las operaciones efectuadas sobre la solicitud de cotización.
Flujo general de una RFQ
El proceso operativo de una solicitud de cotización normalmente sigue el siguiente flujo: