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RFQs

RFQs

El módulo RFQs (Request for Quotation) administra las solicitudes de cotización generadas a partir de requisiciones previamente autorizadas.

Cada RFQ representa una invitación formal dirigidacorresponde a unola osolicitud variosenviada proveedoresa un proveedor para solicitarconocer propuestas comerciales sobre los productos requeridos por la empresa.

Su objetivo es centralizar el proceso de cotización, permitiendo comparar posteriormentesus precios, descuentos, tiempos de entrega y demás condiciones ofrecidas por cada proveedor antes de realizar una adjudicación.comerciales.

Una RFQmisma conservarequisición unpuede historialgenerar completouna o varias RFQs, según los proveedores invitados a cotizar.

Flujo general

El proceso normalmente sigue este orden:

    Se autoriza una requisición de compra. Se generan una o varias RFQs para los proveedores seleccionados. Cada proveedor recibe su origen,solicitud proveedor,de estado,cotización. condiciónEl comercial,proveedor importesenvía su propuesta comercial. Se capturan precios, descuentos, tiempos de entrega y demás información relevante,recibida. facilitandoLa elRFQ seguimientocambia integralal delestado procesoCotizada. Las RFQs cotizadas pasan al módulo de compras.Comparativas
    para

    evaluar las propuestas.

    Listado de RFQs

    Al ingresar al módulo se muestra el listado de todasmuestran las solicitudes de cotización registradas para la empresa activa.

    Desde esta pantalla es posibleposible:

    consultar
      Consultar el avance de cada RFQ,RFQ. identificarIdentificar sual proveedor,proveedor. conocerRevisar la requisición de origen. Filtrar la información. Limpiar los filtros aplicados. Recargar el estadolistado. del proceso, revisar sus importes y acceder rápidamente aExportar la información detallada de cada documento.

      En la parte superior del listado se muestra el número de RFQs visibles considerando los filtros actualmente aplicados.

      image.png

      Exportación de información

      El sistema permite exportar la información visible del listado para facilitar consultas externas, análisis comerciales y generación de reportes.

      Exportar a Excel

      Genera un archivo en formato Microsoft Excel con la información actualmente mostrada en pantalla.

      Esta opción resulta útil para realizar análisis adicionales, elaborar comparativos o compartirPDF.

      la información con otras áreas de la organización.

      Exportar a PDF

      Genera un reporte en formato PDF con las solicitudes de cotización visibles en el listado.

      Puede utilizarse para impresión, archivo documental

      Abrir o distribucióneditar deuna información.RFQ.

      Limpiar filtros

      Elimina todos los filtros aplicados y restablece el listado completo de RFQs disponibles.

      Recargar

      Actualiza la información consultando nuevamente los registros almacenados en el sistema.

      Esta opción es recomendable cuando varios usuarios trabajan simultáneamente sobre las mismas solicitudes de cotización.

      Información del listado

      Cada fila representa una solicitud de cotización independiente.

      Información del listado

      LaEl listado muestra información presentadarelevante permitepara identificar rápidamente el documento, su proveedor, su estado operativo y losdar principalesseguimiento datosa comercialescada asociados.documento:

      Folio RFQ

      Es elRFQ:

      identificador único de la solicitudsolicitud. Estado: indica el avance de la cotización.

      El

      PR folioorigen: permiterequisición localizarautorizada rápidamenteque unadio RFQorigen dentroa della sistemaRFQ. Proveedor: empresa a la que se solicita la cotización. Condición: condición comercial asociada, como forma o plazo de pago. Entrega: nodo, almacén o ubicación donde se recibirán los productos. Total: importe registrado de la cotización. Moneda: moneda utilizada por el proveedor. Fecha de generación: fecha y sirvehora comoen referenciaque durantese todocreó ella proceso de compras.

      Generalmente incorpora información del nodo operativo, el tipo documental y un consecutivo automático.

      Ejemplo:

        MATRIZ-RFQ-2026-000016RFQ.

        Al seleccionar el folio es posible acceder al detalle completo dedel la solicitud.documento.

        Estado

        Indica la situación actualEstados de launa RFQ dentro del proceso de cotización.

        Entre los estados más comunes se encuentran:

        Generada

        Es el estado inicial.

        La solicitudRFQ ya fue creada correctamentea partir de una requisición autorizada y contiene los productos que deben cotizarse, pero todavía no se encuentraha listaregistrado parala iniciarpropuesta comercial del proveedor.

        Cotizada

        Indica que la respuesta del proveedor ya fue capturada.

        En este estado pueden encontrarse registrados:

          Precios. Descuentos. Tiempos de entrega. Condiciones comerciales. Observaciones. PDF de la cotización, cuando aplique.

          Las RFQs cotizadas podrán utilizarse posteriormente en el módulo de Comparativas.

          Cancelada

          Indica que la RFQ dejó de participar en el proceso de cotización.

          Todavía no existe una propuesta comercial registrada por parte del proveedor.

          Cotizada

          El proveedordocumento yaconserva respondió la solicitud y lasu información comerciale quedó registrada.

          Una RFQ en este estado puede utilizarse posteriormente durante los procesos de comparación y adjudicación.

          PR origen

          Muestra la requisición de compra que dio origen a la solicitud de cotización.

          Esta relación permite mantener la trazabilidad completa desde la necesidad inicial de compra hasta la cotización recibida por el proveedor.

          Cuando una requisición genera varias RFQs, todas ellas conservan la referencia al mismo documento origen.

          Proveedor

          Identifica al proveedor al cual fue enviada la solicitud de cotización.

          Generalmente se muestran dos datos principales:

            Nombre comercial o razón social. RFC o identificador fiscal.

            Esto facilita distinguir proveedores con nombres similares y verificar rápidamente la empresa responsable de cada propuesta comercial.

            Condición

            Indica la condición comercial asociada a la RFQ.

            La condición comercial define aspectos como:

              Forma de pago. Plazos comerciales. Beneficios aplicables. Descuentos comerciales.

              Ejemplo:

                Contado neto (Compra).

                Esta información sirve como referenciahistorial para evaluar posteriormente las propuestas comerciales recibidas.

                Entrega

                Indica el nodo operativo o centro de entrega asociado a la solicitud de cotización.

                Este dato identifica el lugar donde deberán recibirse los productos o prestarse los servicios solicitados, facilitando la coordinación logística y permitiendo al proveedor conocer el destino de la entrega.

                Ejemplo:

                  MATRIZ.

                  Total

                  Muestra el importe total registrado para la RFQ.

                  Este importe corresponde al valor económico de la cotización considerando los productos incluidos, cantidades, descuentos e impuestos aplicables.

                  El total facilita la comparación inicial entre diferentes propuestas comerciales y permite identificar rápidamente el monto de cada solicitud.

                  Cuando la información aún no permite calcular un importe definitivo, el sistema podrá mostrar el valor sin definir.

                  Moneda

                  Indica la moneda utilizada para registrar la cotización.

                  Cada RFQ conserva la moneda en la que el proveedor presentó su propuesta comercial, permitiendo administrar cotizaciones nacionales e internacionales.

                  Ejemplos:

                    MXN. USD. EUR.

                    La moneda permanece asociada al documento durante todo el proceso de comparación y adjudicación.

                    Fecha de generación

                    Corresponde a la fecha y hora en que el sistema creó la solicitud de cotización.

                    Esta información permite:

                      Conocer el momento exacto en que fue emitida la RFQ. Dar seguimiento cronológico al proceso de compras. Identificar la antigüedad de una cotización. Facilitar auditorías y revisiones operativas.

                      La fecha incorpora tanto el día como la hora de creación del documento.

                      image.png

                      Acciones

                      Las acciones disponibles permiten consultar o modificar una solicitud de cotización dependiendo del estado del documento y de los permisos asignados al usuario.

                      Consultar

                      Abre la RFQ en modo de consulta.

                      Consultar una RFQ

                      DesdeAl estaabrir vistauna esRFQ posiblese revisarmuestra toda lasu información registrada,general incluyendo:y las partidas solicitadas.

                      Entre los datos disponibles se encuentran:

                        Datos generales de la solicitud. Información del proveedor. Requisición de origen. Productos solicitados. Cantidades.Proveedor. Condición comercial. Moneda utilizada.Moneda. Totales.Lugar y dirección de entrega. FechasUsuarios relevantes.y fechas de generación o modificación. Observaciones. HistorialPDF recibido del documento.proveedor. Productos solicitados. Cantidades internas y cantidades del proveedor. Empaque. Último costo. Tiempos de entrega. Precios, descuentos e importes.

                        La consulta nopermite revisar la propuesta completa sin modificarla.

                        Editar una RFQ

                        La edición permite modificarcapturar o actualizar la información.información enviada por el proveedor mientras el estado del documento lo permita.

                        Normalmente

                        Editar

                        se registran:
                          Precio de cada producto. Descuento, cuando aplique. Tiempo estimado de entrega. Observaciones. Archivo PDF de la cotización.

                          AbreAl completar la propuesta comercial, la RFQ en modo de edición.

                          Desde esta opción pueden actualizarse los datos permitidos conforme al estado de la solicitud y a los permisos del usuario.

                          Las modificaciones realizadas quedan registradas en la bitácora de auditoría del sistema, garantizando la trazabilidad completa de todas las operaciones efectuadas sobre la solicitud de cotización.

                          Flujo general de una RFQ

                          El proceso operativo de una solicitud de cotización normalmente sigue el siguiente flujo:

                            Se autoriza una requisición de compra. El sistema genera una o varias RFQs, una por cada proveedor seleccionado. Cada proveedor recibe su solicitud de cotización. Se registran los precios, descuentos, impuestos, condiciones comerciales y tiempos de entrega ofrecidos por cada proveedor. La RFQ cambiapasa al estado Cotizada.

                            Consultar las RFQs de una vezrequisición

                            capturada

                            Para conocer cuántas RFQs fueron generadas desde una requisición, abre la requisición de origen.

                            En su detalle se muestra el apartado RFQs derivadas, donde aparecen todas las solicitudes relacionadas.

                            Esto permite identificar cuántos proveedores fueron invitados a cotizar y acceder directamente a cada RFQ.

                            Exportación de información

                            El listado puede exportarse en formato Excel o PDF.

                            La exportación utiliza la información correspondiente.

                            visible Posteriormenteconforme lasa diferenteslos RFQsfiltros podránaplicados compararsey entrepuede síemplearse para evaluarconsulta, lasanálisis distintaso propuestas comerciales. Finalmente se selecciona la mejor oferta durante el procesogeneración de adjudicación.reportes.

                            Consideraciones

                            • Una mismarequisición requisiciónautorizada puede generar múltiples RFQs, una parao cadavarias proveedorRFQs.
                            invitado.Cada RFQ corresponde a un proveedor. Todas las RFQs conservan la referencia a la requisición que les dio origen. ElUna estadoRFQ permitepasa identificarde rápidamenteGenerada ela avanceCotizada cuando se captura la respuesta del proceso de cotización.proveedor. LaLas condicióncondiciones comercial proporciona contexto sobrecomerciales, la forma de pagomoneda y los beneficiostiempos aplicablesde entrega ayudan a laevaluar cada propuesta. El importe total y la moneda permiten comparar cotizaciones provenientes de distintos proveedores. La fecha de generación facilita el seguimiento cronológico de cada solicitud. Las funcionesRFQs decotizadas exportaciónse consideranutilizan únicamente la información visibleposteriormente en el listado al momento de generar el archivo.Comparativas. Las acciones disponibles dependen del estado del documento y de los permisos asignados aldel usuario. TodasLas las operaciones realizadas sobre una RFQmodificaciones quedan registradas enpara la bitácora de auditoría del sistema, garantizandoconservar la trazabilidad completa del proceso de compras.compra.
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