Socios
El módulo Socios permite registrar y administrar las personas físicas y morales con las que la empresa mantiene una relación dentro de Horfal-EOS.
Un socio puede participar en la operación con diferentes roles, por ejemplo:
- Cliente.
- Proveedor.
- Empleado.
Un mismo socio puede tener más de un rol simultáneamente, por lo que no es necesario crear registros independientes cuando una misma persona o empresa cumple diferentes funciones.
Por ejemplo, una empresa puede ser al mismo tiempo Cliente y Proveedor.
Esto permite mantener centralizada la información del socio y utilizarla posteriormente en los diferentes procesos de Horfal-EOS.
Consulta y búsqueda
Al ingresar al módulo Socios, Horfal-EOS muestra los registros correspondientes a la empresa activa.
Antes de crear un nuevo socio, se recomienda utilizar las herramientas de búsqueda para comprobar si ya existe.
RFC o razón social
Permite localizar un socio utilizando su RFC o razón social.
Rol
Permite filtrar los socios de acuerdo con la función que desempeñan dentro de la operación.
Por ejemplo:
- Cliente.
- Proveedor.
- Empleado.
Tipo de persona
Permite consultar los registros de acuerdo con su tipo de persona, como Física o Moral.
Estado
Permite consultar los socios de acuerdo con su estado operativo.
Buscar
Una vez establecidos los criterios de consulta, haga clic en Buscar para mostrar los registros correspondientes.
El botón ubicado junto a Buscar permite limpiar o restablecer los criterios de consulta.
Información mostrada
El listado proporciona una vista general de la información principal de cada socio.
RFC
Muestra el Registro Federal de Contribuyentes asociado al socio.
Razón social
Muestra el nombre o razón social correspondiente al registro.
Tipo
Indica el tipo de persona registrado, por ejemplo Física o Moral.
Roles
Muestra las funciones asignadas al socio dentro de Horfal-EOS.
Un mismo registro puede mostrar más de un rol cuando corresponda.
Muestra el correo electrónico relacionado con el socio, cuando se encuentre disponible.
Teléfono
Muestra el número telefónico registrado, cuando exista.
Giro comercial
Permite identificar la actividad o giro comercial relacionado con el socio, cuando se encuentre configurado.
Clasif 2 y Clasif 3
Muestran información correspondiente a las clasificaciones asignadas al socio, cuando existan.
Estas clasificaciones permiten organizar los registros de acuerdo con los criterios definidos por la empresa.
CP Fiscal
Muestra el código postal fiscal relacionado con el socio.
EFOS
Muestra la información correspondiente al control de EFOS disponible para el socio.
Aquí no explicaría todavía qué significa cada estado de EFOS, porque quiero que revisemos esa función específicamente antes de documentarla.
Estado
Indica si el socio se encuentra activo o inactivo dentro del sistema.
Acciones
Permite acceder a las opciones disponibles para administrar el registro.
Antes de crear un Socio
Antes de registrar manualmente un nuevo socio, se recomienda comprobar si ya existe dentro de Horfal-EOS.
Esto es especialmente importante porque determinados procesos del sistema pueden generar o incorporar información de socios a partir de operaciones previamente registradas.
Por ejemplo, la información proveniente de los CFDI puede participar en la identificación de clientes, proveedores o empleados.
Por esta razón, utilizar primero el buscador ayuda a evitar registros duplicados y mantener un catálogo organizado.
Crear un nuevo Socio
Para registrar manualmente un socio, haga clic en + Nuevo socio.
Horfal-EOS mostrará el formulario correspondiente para capturar la información básica del registro.
RFC
Campo obligatorio utilizado para registrar el RFC de la persona física o moral.
Razón social
Permite registrar el nombre o razón social correspondiente al socio.
CP fiscal
Permite indicar el código postal fiscal relacionado con el socio.
Rol(es)
Campo obligatorio que permite definir la función que tendrá el socio dentro de Horfal-EOS.
Los roles disponibles son:
- Cliente.
- Proveedor.
- Empleado.
Es posible seleccionar más de un rol para el mismo socio, evitando crear registros duplicados cuando una persona o empresa participa de diferentes maneras en la operación.
Permite registrar el correo electrónico principal del socio.
Teléfono
Permite registrar un número telefónico de contacto.
Permite registrar el número utilizado para comunicación mediante WhatsApp.
Una vez capturada la información necesaria, haga clic en Crear para registrar el socio.
La opción Cancelar permite cerrar el formulario sin crear el registro.
Datos del Socio
Al ingresar al registro de un socio, Horfal-EOS permite consultar y administrar información adicional relacionada con éste.
Dependiendo de la configuración disponible, pueden encontrarse datos fiscales, comerciales, contables y operativos utilizados posteriormente por otros procesos del sistema.
Datos del Socio
Al ingresar al registro de un socio, Horfal-EOS muestra la pestaña Datos del socio, desde la cual es posible consultar y configurar información fiscal, comercial y contable utilizada posteriormente por otros procesos del sistema.
Contactos
Los contactos permiten registrar a las personas relacionadas con un socio con las que la empresa puede mantener comunicación.
Un mismo socio puede tener diferentes contactos dependiendo de sus necesidades.
Por ejemplo, podría existir un contacto correspondiente al área administrativa, otro para compras y otro para ventas.
Desde esta sección pueden registrarse y administrarse los contactos asociados al socio.
Direcciones
Las direcciones permiten registrar las diferentes ubicaciones relacionadas con un socio.
Un mismo socio puede requerir diferentes direcciones dependiendo de su operación.
Estas direcciones pueden ser utilizadas posteriormente por los procesos de Horfal-EOS que necesiten identificar una ubicación relacionada con el socio.
CP fiscal
Permite registrar o actualizar el código postal correspondiente al domicilio fiscal del socio.
Correos electrónicos por omisión
La opción Enviar RFQ a permite seleccionar los contactos que serán utilizados por omisión para el envío de solicitudes de cotización (RFQ) relacionadas con el socio.
Para que puedan seleccionarse contactos en este campo, éstos deberán encontrarse previamente registrados en la pestaña Contactos.
Cuentas específicas opcionales
Horfal-EOS permite configurar cuentas contables particulares para el socio cuando sea necesario.
Cuenta CxC específica
Permite asignar una cuenta específica de Cuentas por Cobrar (CxC) para las operaciones correspondientes al socio.
Cuenta CxP específica
Permite asignar una cuenta específica de Cuentas por Pagar (CxP) para las operaciones correspondientes al socio.
Estas configuraciones son opcionales y permiten utilizar cuentas particulares cuando la operación contable del socio así lo requiera.
Configuración DIOT / NIF
Esta sección contiene información utilizada para la clasificación fiscal y contable del socio.
Entre los datos disponibles se encuentran:
- Tipo de tercero.
- Tipo de operación.
- Parte relacionada.
- Público en general.
- Extranjero genérico.
Algunos valores pueden encontrarse determinados o condicionados por la información fiscal del socio.
Datos DIOT de extranjero
Cuando corresponda a un socio extranjero, Horfal-EOS dispone de campos adicionales para registrar:
- Número de identificación fiscal.
- Nombre del extranjero.
- País de residencia fiscal.
- Lugar de jurisdicción fiscal.
Estos datos permiten complementar la información requerida para el tratamiento fiscal correspondiente de operaciones con terceros extranjeros.
Exportación de información
El listado de Socios puede exportarse mediante las opciones Excel y PDF.
Al seleccionar una opción de exportación, Horfal-EOS permite elegir los campos que se desean incluir en el archivo.
Esto permite generar reportes personalizados utilizando únicamente la información necesaria para cada consulta.
IMAGEN—Al
Exportaciónseleccionar una opción deSociosMásexportación,adelanteHorfal-EOSabriremospermiteExcelelegirparaloscapturarcampos que se desean incluir en elselectorarchivo,actualfacilitando la generación decampos,reportesigualpersonalizadosquedehicimosacuerdoenconRecepciones.la información requerida.
Beneficio práctico
El módulo Socios permite mantener centralizada la información de las personas y empresas relacionadas con la operación.
Su correcta administración permite:
- Evitar registros duplicados.
- Identificar si un socio es cliente, proveedor, empleado o cumple varios roles.
- Mantener organizada su información fiscal y comercial.
- Asociar contactos y direcciones.
- Facilitar su utilización en los diferentes procesos de Horfal-EOS.
- Mantener la trazabilidad de la información relacionada con cada socio.
Consideraciones
- Un socio puede tener múltiples roles sin necesidad de duplicar el registro.
- Antes de crear un socio nuevo, se recomienda comprobar si ya existe mediante RFC o razón social.
- Los filtros permiten localizar registros por rol, tipo de persona y estado.
- Algunos campos pueden permanecer vacíos cuando la información correspondiente no se encuentre registrada.
- La información disponible puede depender de otras configuraciones realizadas dentro de Horfal-EOS.
- Se recomienda mantener actualizados los datos fiscales, comerciales, contactos y direcciones de cada socio.