Condiciones

Las Condiciones comerciales permiten definir las políticas de pago, cobranza o descuentos que la empresa utilizará durante sus operaciones comerciales con clientes y proveedores.

Una condición comercial representa un conjunto de reglas reutilizables que puede asignarse a uno o varios socios comerciales. De esta forma, no es necesario configurar manualmente los plazos o descuentos en cada operación, ya que el sistema puede sugerir automáticamente la condición correspondiente.

Cada condición está formada por tres elementos principales:

• La definición general de la condición.
• Las reglas que determinan el comportamiento de los plazos o descuentos.
• Las asignaciones que relacionan la condición con clientes o proveedores.

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Condiciones

Esta sección permite crear, consultar y administrar todas las condiciones comerciales disponibles para la empresa.

Cada condición funciona como una plantilla que posteriormente podrá utilizarse en diferentes procesos comerciales, evitando capturar la misma información de forma repetitiva.

Para registrar una nueva condición seleccione Nueva condición.

Campos disponibles

 

Clave

Corresponde al identificador único de la condición comercial.

La clave permite localizar rápidamente una condición dentro del sistema y facilita su identificación en listados, consultas y procesos internos.

Se recomienda utilizar nombres cortos, claros y consistentes.

Ejemplos:

• CONTADO_COMPRA
• NETO30
• PP10DESC8DIAS

Una vez que la condición comienza a utilizarse, es recomendable evitar cambios frecuentes en la clave para mantener consistencia histórica.

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Nombre

Es el nombre descriptivo que visualizarán los usuarios.

Debe explicar claramente el comportamiento comercial de la condición.

Ejemplos:

• Contado neto.
• Neto a 30 días.
• Pronto pago 10% a 8 días.
• Escalonada 20/10/5.

Mientras la clave está orientada a la identificación técnica, el nombre facilita la comprensión operativa.

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Dirección

Indica el tipo de operación donde podrá utilizarse la condición comercial.

Opciones disponibles:

• Compra.
• Venta.

Esta selección es importante porque determina el comportamiento posterior del sistema.

Por ejemplo:

• Una condición de Compra únicamente podrá asignarse a proveedores.
• Una condición de Venta únicamente podrá asignarse a clientes.

Esto evita configuraciones incompatibles y reduce errores de captura.

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Vigencia desde

Define la fecha a partir de la cual la condición podrá comenzar a utilizarse.

Antes de esta fecha la condición permanecerá registrada, pero no deberá considerarse vigente para nuevas operaciones.

Esta funcionalidad resulta útil cuando se desea preparar condiciones que comenzarán a aplicarse en una fecha futura.

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Vigencia hasta

Permite establecer una fecha límite para la utilización de la condición.

Cuando la fecha de vigencia concluye, la condición deja de estar disponible para nuevas operaciones sin necesidad de eliminarla.

Si este campo permanece vacío, la condición continuará vigente de manera indefinida hasta que sea modificada o inactivada.

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Observaciones

Campo destinado al registro de comentarios internos relacionados con la condición comercial.

Las observaciones pueden utilizarse para documentar información administrativa, criterios de autorización, acuerdos internos o cualquier anotación relevante para el personal de la empresa.

Este campo no modifica el comportamiento de la condición.

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Estados de una condición

Durante su ciclo de vida una condición comercial puede encontrarse en diferentes estados.

Borrador

Permite continuar configurando la condición antes de ponerla en operación.

Mientras una condición permanezca en borrador pueden realizarse modificaciones en su información y en sus reglas.

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Activa

Indica que la condición ya puede utilizarse en la operación diaria.

Las condiciones activas pueden asignarse a clientes o proveedores y ser utilizadas por los distintos procesos comerciales del sistema.

Cuando una condición se encuentra activa, las reglas únicamente pueden consultarse para preservar la consistencia de la información.

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Inactiva

La condición deja de estar disponible para nuevas asignaciones o nuevas operaciones.

Sin embargo, permanece registrada para conservar el historial y permitir la consulta de información utilizada anteriormente.

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Reglas

Las reglas representan el comportamiento financiero de la condición comercial.

Una condición puede contener una sola regla o múltiples reglas consecutivas que definan diferentes beneficios conforme transcurren los días.

Este mecanismo permite modelar escenarios como:

• Contado.
• Neto 30 días.
• Pronto pago.
• Descuentos escalonados.
• Esquemas combinados de descuento y plazo.

Campos disponibles

 

Orden

Determina la secuencia lógica de cada tramo.

El sistema utiliza este orden para presentar las reglas de forma organizada.

Generalmente coincide con el crecimiento de los días definidos en cada intervalo.

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Día desde

Representa el primer día del periodo donde aplica la regla.

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Día hasta

Corresponde al último día donde la regla permanecerá vigente.

Los intervalos deben ser continuos y no deben superponerse.

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Descuento %

Define el porcentaje de descuento que se otorgará durante ese intervalo de días.

El porcentaje puede ser cero cuando únicamente se desea representar un plazo sin beneficio económico.

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Etiqueta

Es una descripción amigable del tramo.

Su objetivo es facilitar la interpretación de la condición comercial por parte de los usuarios.

Ejemplos:

• Contado neto.
• Pronto pago 10% a 15 días.
• Neto a 45 días.

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Ejemplo de condición escalonada

Una condición puede configurarse de la siguiente manera:

En este ejemplo el beneficio disminuye conforme transcurre el tiempo, incentivando el pago anticipado.

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Consideraciones

• Los intervalos deben ser consecutivos.
• No deben existir días repetidos entre reglas.
• Tampoco deben dejarse espacios sin cubrir entre un tramo y otro.
• El último día representa el horizonte comercial definido para la condición.
• Una condición activa únicamente permite consultar sus reglas para mantener la integridad de la configuración.

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Asignaciones

Las asignaciones permiten relacionar una condición comercial con uno o varios socios.

Gracias a este mecanismo, el sistema conoce qué condición corresponde utilizar para cada cliente o proveedor durante la operación diaria.

Seleccione Nueva asignación para crear una nueva relación.

Campos disponibles

 

Condición comercial

Permite seleccionar la condición que será asignada.

Únicamente se muestran condiciones activas disponibles para la dirección correspondiente.

Durante la selección también se muestra información adicional como:

• Dirección.
• Estado.
• Nombre de la condición.

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Socio

Corresponde al cliente o proveedor que utilizará la condición comercial.

El selector realiza búsquedas bajo demanda, evitando cargar grandes cantidades de registros al mismo tiempo y mejorando el rendimiento del sistema.

Además, el listado se filtra automáticamente según la dirección de la condición:

• Compra → Proveedores.
• Venta → Clientes.

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Vigencia desde

Indica la fecha en que la asignación comenzará a aplicarse para ese socio.

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Vigencia hasta

Permite definir cuándo dejará de utilizarse la asignación.

Si permanece vacía, continuará vigente hasta que sea modificada o eliminada.

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Prioridad

Define el orden de preferencia cuando un mismo socio posee más de una condición comercial vigente.

Una prioridad menor representa una mayor preferencia durante la resolución de la condición aplicable.

Esta característica permite construir escenarios comerciales más flexibles sin perder control sobre cuál condición debe utilizarse primero.

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Consideraciones

• Solo es posible asignar condiciones activas.
• El sistema filtra automáticamente los socios compatibles con la dirección de la condición.
• Las asignaciones conservan su historial mientras permanezcan registradas.
• Una misma condición puede asignarse a múltiples socios.
• Las vigencias permiten programar cambios futuros sin afectar las operaciones actuales.
• La prioridad ayuda a resolver escenarios donde existen varias condiciones válidas para un mismo socio.